¿Quién no desea estirar el tiempo?, ¿quién no ha tenido la sensación de que el tiempo no le alcanza?, ¿quién no ha experimentado niveles de estrés porque su agenda no se pudo ejecutar?.
Estamos en la era de la ¨inmediatez¨, parece que todo a nuestro alrededor demanda de nuestra parte acciones urgentes, donde la presión, la exigencia y la competencia son el parámetro y es aquí donde surge la pregunta relevante; ¿cómo sobrevivir a esta realidad?, ¿cómo enfrentar esta condición que está presente incluso en algunos estilos gerenciales?, ¿cómo cambiar un estilo de vida que ha adoptado esta tendencia?
El tiempo no se administra, las actividades si.
Para aprender a maximizar el tiempo, es necesario eliminar algunos mitos.
Para aprender primero es necesario desaprender y aquí centraremos el principal reto: eliminar mitos acerca del tiempo y la productividad.
1. El Mito de la Multi-Tarea: hoy vemos en algunos requisitos de ofertas de trabajo que se solicita personas que tengan la capacidad de ser multitarea, sin embargo, muchas investigaciones modernas citan que tal cosa no es posible, pues cuando hacemos dos actividades al mismo tiempo una de ellas (sino las dos) sacrificarán sus resultados. El mejor ejemplo es aquel ejecutivo que en el mismo momento mientras redacta un correo para cerrar un negocio con un cliente conversa con su jefe por el teléfono, la parte del cerebro que se encarga de producir el lenguaje está siendo utilizada y es muy probable que en una de las tareas pierda efectividad, por lo que lo recomendable es brindarle a cada actividad el enfoque que merece para garantizar el resultado.
2. El Mito de la Administración del Tiempo: este es el mito más extendido, el mismo sostiene la idea de que el tiempo es administrable, lo cual es falso, pues el tiempo es el mismo todos los días (24 horas), siendo entonces, las actividades lo que realmente se administran, según la medida de tiempo que se defina invertir en cada una. Cuando usted pone el enfoque en el tiempo, el cual no es posible alterar, su estrategia se confunde pues la energía se debe enfocar en las actividades que ejecutamos, veamos un ejemplo práctico: usted solamente posee un espacio de tiempo para cocinar la cena, llega a su casa a las 8 pm y sabe que a las 10 pm es momento de ir a la cama a iniciar su tiempo de descanso, como las 2 horas que dispone no se pueden alterar, usted elige el tipo de comida que cocinará, es decir, el tipo de actividad, no es lo mismo preparar un arroz con un atún que cocinar un ¨asado¨ cuyo tiempo de preparación es mayor, por eso afirmo que el tiempo no se administra, se administran las actividades en el tiempo.
3. El Mito de la Administración del Tiempo: este es el mito más extendido, el mismo sostiene la idea de que el tiempo es administrable, lo cual es falso, pues el tiempo es el mismo todos los días (24 horas), siendo entonces, las actividades lo que realmente se administran, según la medida de tiempo que se defina invertir en cada una. Cuando usted pone el enfoque en el tiempo, el cual no es posible alterar, su estrategia se confunde pues la energía se debe enfocar en las actividades que ejecutamos, veamos un ejemplo práctico: usted solamente posee un espacio de tiempo para cocinar la cena, llega a su casa a las 8 pm y sabe que a las 10 pm es momento de ir a la cama a iniciar su tiempo de descanso, como las 2 horas que dispone no se pueden alterar, usted elige el tipo de comida que cocinará, es decir, el tipo de actividad, no es lo mismo preparar un arroz con un atún que cocinar un ¨asado¨ cuyo tiempo de preparación es mayor, por eso afirmo que el tiempo no se administra, se administran las actividades en el tiempo.
El ¿cómo? usted distribuye las actividades en el tiempo es lo que marca la diferencia en la manera de usarlo.
Si no te acercas a tus metas es tiempo perdido.
Para administrar las actividades en el tiempo, considere las siguientes recomendaciones:
Invierta una hora a la semana para planificar sus tareas: en mi caso personal prefiero administrar la semana que el día, es decir, me siento más cómodo y efectivo administrando mi agenda de forma semanal, esto me permite tener un panorama más claro del corto plazo. Acá es importante añadir que esa hora de planificación implica diseñar una agenda con tareas personales así como una agenda con los deberes laborales. Una vez escuché que ¨una hora de planeación, potencia 8 horas de ejecución¨.
Dedique al menos 10 minutos al iniciar el día para revisar avances o incluir nuevas tareas en su agenda semanal: es necesario entender que nadie en piloto automático saca su vida adelante, usted y yo somos los pilotos y eso implica asumir la dirección de nuestra vida y resultados. Si no podemos contar con al menos 10 minutos para este ejercicio, posiblemente estamos en un círculo vicioso de improductividad.
Clasifique las tareas entre complejas y simples: una forma de clasificar las tareas se basa en esta categoría, lo cual es importante considerar pues hay tareas que por su complejidad se recomienda que se planifiquen en varios bloques de tiempo, ejemplo, un reporte cuya preparación puede tardarse hasta 6 horas, podría ser agendado en bloqueos de 2 horas por día en 3 días semanales, lunes, miércoles y viernes, lo cual permite atender otros compromisos además de ser una estrategia que potencia el cerebro.
Aprenda a separar lo urgente de lo importante: le prometo que en otro momento escribiré con más detalle sobre esta apasionante variable, pero esta recomendación siempre tiene que estar presente, si usted no aprende a identificar lo que realmente es urgente se verá envuelto en un ciclo vicioso donde la inmediatez y el culto a la velocidad le harán pagar una factura muy alta por su salud, pues es aquí donde los niveles de estrés aumentan y las enfermedades aparecen. Mientras lo importante añade valor, lo urgente es definido por el plazo, de ahí que es necesario considerar que en ocasiones lo ¨no importante¨ nos aleja de atender lo urgente y lo importante. La mejor ilustración de esta verdad es la típica escena de la oficina, donde se recibe una llamada de un amigo a las 2 pm cuyos temas de conversación giran sobre el partido de fútbol del fin de semana, tema que no es urgente y para los efectos laborales no es importante, sin embargo, esa conversación placentera de 15 minutos restó energía y el tiempo para atender lo que si era importante y urgente, ¿le ha pasado algo similar?.
Wagner Eduarte es licenciado en Psicología y licenciado en Administración de Empresas, es un reconocido conferencista, asesor, psico-terapeuta y bloguero. Si desea comunicarse con Wagner escribe al weduarte@grupocip.or
